Costo Orario Dello Studio Dentistico (3^ Puntata): Fissi, Variabili, Diretti O Indiretti? Ci Vuole Aria Nuova!

Di Paolo Bortolini *
Ecco la terza puntata della serie sul “costo orario” nello studio dentistico. 

Riassunto delle puntate precedenti

Fatta un po’ di luce sulle idee non proprio precise che ancora circolano nel mondo dei dentisti, si è poi affermato che: 1) il “costo orario” è un puro espediente contabile per ripartire in modo equo i “costi fissi” sulle singole prestazioni già eseguite; 2) la sua formula generica è perciò “Costi fissi”/Tempo; 3) ha natura puramente consuntiva; 4) avercelo alto o basso nulla cambia sul risultato economico dello studio; 5) se si chiama “orario”, nulla avrà a che fare con le poltrone; 6) il tempo che si deve prendere come denominatore della formula generale è quello detto “dello studio” illustrato nella seconda puntata.

In questa puntata si discuterà sui costi da prendere a base del calcolo del “costo orario”.

Innanzitutto, si dovrebbe spiegare che cosa è un “costo”. I più probabilmente credono che un costo sia rappresentato da un esborso di denaro. Ma se questo soddisfa il ragionamento del “padre di famiglia”, non va bene per quello gestionale. Un costo è la misura monetaria della quantità impiegata di una risorsa in un processo produttivo. Risorse sono i beni e servizi utilizzati per lavorare, i capitali propri e di terzi utilizzati allo stesso scopo. In alcuni casi questa misura corrisponde all’esborso di denaro, in altri no. L’ammortamento è un costo annuale, ma l’esborso di denaro è avvenuto magari anni prima; un materiale di consumo utilizzato, può non essere ancora stato pagato, e via esemplificando. Non è alla portata di questi articoli spiegare la natura dei costi (e se non se ne capisce la natura è utopistico controllarli), cosa per cui rimando ai miei corsi. Detto ciò, da qui in avanti diamo per scontato che quando parliamo di costi…si sappia cosa stiamo maneggiando!

 
“Fissi e variabili”, “diretti e indiretti”: siamo sulla strada giusta?

Molti anni fa, e precisamente nel 2001, detti un’indicazione poi ripresa praticamente da tutti quelli che hanno scritto e scrivono sul punto, di considerare “fissi” tutti i costi diversi da: materiali odontoiatrici consumati (che è cosa diversa dagli “acquistati”), parcelle dei collaboratori per le prestazioni da loro eseguite sui pazienti del dentista loro committente, lavori di laboratorio consegnati. Era il 2001, e questa proposizione è contenuta a pagina 20 di un mio libro di testo. Questa indicazione era dovuta all’intento di agevolare al massimo l’impegno del dentista su questioni a lui di solito estranee, per risparmiargli i vari dubbi che possono sorgere quando ci si interroga sulla natura di un costo. Quei “costi fissi”, scrivevo in quel testo, erano infine da dividersi per il tempo dedicato alle prestazioni e il gioco era fatto: voilà il “costo orario”. E’ passato molto tempo e i dentisti sono diventati più bravi nella matematica dei loro costi, si usano di più i programmi informatici di calcolo. E’ ora quindi di fare un passo in avanti, di salire di livello. E di cambiare “aria”, cioè terminologia.

Un po’ di chiarezza però è bene prima farla, perché, come ho scritto nella prima puntata, troppi usano disinvoltamente e a sproposito i termini di costi “fissi”, “variabili”, “diretti” e “indiretti”. Qualcuno perfino sostiene che i costi “fissi” sarebbero quelli “indiretti”. Non è così. Le due distinzioni, fissi/variabili, diretti/indiretti, non sono nemmeno “parenti”.

La prima nasce e serve solo nell’ambito delle analisi “costo-volume-profitto”, note anche come analisi del “punto di pareggio” (break-even point). In sostanza, quella distinzione serve quando si vuole sapere quanto lavoro si deve fare per coprire i costi e cominciare a guadagnare. L’analisi di break-even si presta anche a molti altri interessanti utilizzi, di cui uno che ho messo a punto personalmente è particolarmente legato al “costo orario”, di cui dirò prossimamente. Sarà “fisso” quel costo che, pure variando in più o in meno le ore dedicate alla produzione di prestazioni resta, più o meno, uguale. Viceversa, sarà “variabile” quel costo che, se non si produce per niente… non c’è. In “soldoni”, fisso è quel costo che “scatta” anche quando lo studio è chiuso per ferie, es. un affitto, mentre variabile quello che, a studio inoperativo, non esiste.

Quando invece si parla di costi “diretti e indiretti”, si è nell’ambito dell’analisi di singoli “oggetti di costo”: se prima non dico a quale “oggetto di costo” sto cercando di “fare le pulci”, non posso sapere se un dato costo sarà “diretto” o “indiretto”. Il criterio per distinguerli, rispetto all’oggetto di costo, è il seguente: “diretto” è quel costo che posso assegnare subito, senza “se e ma” ad uno specifico oggetto (caso esemplare, la protesi o l’impianto che è costo tutto e solo di uno specifico paziente nonché di una ben specifica seduta, perciò basta sommarlo agli altri costi, di quella seduta e di quel paziente, e si è risolto il problema); “indiretto” è invece quel costo che si sostiene per causa di più di un oggetto di costo (il consumo della confezione del materiale d’impronta avviene “spalmandosi” su più di un paziente, su più di una seduta, e se lo voglio quindi assegnare, in giuste proporzioni, ai singoli oggetti di costo, cioè a “quel” paziente e a “quella” seduta, devo per forza adottare una metodologia “indiretta”, es. un valore medio). A livello dell’intera attività, se ci si pensa, tutti, ma proprio tutti i costi, diventano “diretti”.

Nella tavola che segue si può vedere il modello degli “oggetti di costo” odontoiatrici che è alla base delle mie consulenze, dei miei software per l’analisi dei costi e dei miei insegnamenti:

L’osservazione della “cascata” fa capire:

• lo stretto collegamento fra i costi dei vari “oggetti”;
• che se devo conoscere e controllare i costi (e quindi il rendimento!) dell’intera attività, basta sapere come conoscere e controllare quelli di ogni singola operazione/seduta; e ovviamente in modo preciso e dettagliato, se no saran dolori;
• una volta che ho “ben lavorato” sull’analisi dei costi della singola operazione/seduta, ho in mano, in automatico, i costi di tutti gli altri oggetti e con semplici somme ho in mano il “controllo di gestione” dell’intera attività.

I costi che entrano nel calcolo del costo orario

Riprendo una frase che ho scritto prima: è ora di fare un passo avanti, di “cambiare aria”, superando di botto in tema di analisi dei costi dello studio odontoiatrico le distinzioni “aziendalistiche” appena esaminate. Suggerisco di comportarsi come segue con i propri costi:

1. non considerare i costi che non c’entrano con la produzione; via quindi spese private o considerate solo a scopo fiscale, via anche quei costi che non sono  proprio indispensabili alla produzione di prestazioni (es. automezzi, corsi professionali i quali sono più costi che riguardano la persona dell’odontoiatra che lo studio); se non si tolgono questi costi, non si potrà sapere qual’è il vero margine delle operazioni cliniche; perché se c’è un valido margine ti paghi le auto, i corsi e pure lo stipendio e le vacanze, altrimenti no; non si dimentichi che tutta questa “cosa” del costo orario alla fine deve servire per sapere se i prezzi che fai e il lavoro che hai sono sufficienti per coprire i costi e dare guadagno. E per sapere dove mettere “chirurgicamente” mano se le cose non dovessero andare come si desidera;
2. considerare principalmente, per il calcolo del “costo orario” solo quei costi che si possono assegnare alla operazione sulla base della sua durata oraria (cost driver = tempo); es. tutti i costi che maturano perché scorre il tempo: stipendi, affitti, assicurazioni, ammortamenti, leasing, parcelle a tempo del commercialista (non le sue prestazioni speciali es. contenzioso o consulenza particolare) ma anche la manutenzione delle attrezzature perché l’usura e i guasti sono certamente proporzionali al tempo del loro impiego; chiameremo questo gruppo di costi COSTI DI TEMPO;
3. tutti i costi che si riesce invece ad assegnare o direttamente a singoli pazienti o a ripartire sulla base del numero di operazioni eseguite nel periodo di cui si stanno misurando i costi (cost driver = numero di operazioni), non devono entrare nel conteggio del costo orario; oltre che i vari materiali odontoiatrici, la protesi e le parcelle dei collaboratori, si possono considerare in questo gruppo anche le spese telefoniche (ripartite in media sul numero di sedute di un paziente, perché logica, dell’analisi dei costi, vuole che un paziente “ci fa telefonare” tanto più viene in studio), la cancelleria e comunque tutte le spese che rientrano nel criterio di assegnazione descritto fra le parentesi. E ce ne sono più di quello che potrebbe, a prima vista, apparire. Questi costi li chiameremo CONSUMI.

Il sistema delineato non richiede grossi sforzi, di sicuro meno che stare li a interrogarsi, magari basandosi su teorie sbagliate e confusionarie come tante se ne vedono, su “fissi, variabili, diretti e indiretti”. Segnalo che è disponibile un programma gratuito (“Agenda della sera”) per eseguire l’analisi del costo orario, ma anche quella dei costi e del rendimento per le singole tipologie di prestazioni.

Il “costo orario” sarà dunque, d’ora in poi, da calcolarsi:

COSTI DI TEMPO/TEMPO TOTALE DEDICATO

sarà quindi un costo consuntivo e preciso. Nel prossimo articolo si comincerà ad illustrare come si utilizza il “costo orario” una volta calcolato. E ricordarsi che “le poltrone” nulla c’entrano! Per approfondire e avere insegnamenti, software e materiali, l’ideale è considerare di partecipare ai miei corsi teorici e pratici. A disposizione per approfondimenti anche a 0498962688. Grazie
 
* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione delle attività in odontoiatria